Dlaczego nie należy prowadzić ewidencji w programie Excel?

8 czerwca 2022

  1. Strona główna
  2. Blog AgendaPro
  3. Dlaczego nie należy nosić ...

Każda dobrze prosperująca firma wymaga planowania i organizacji. Niezależnie od tego, jak dobry jest nasz produkt lub jakość naszych usług, słaba kontrola zapasów może zniszczyć małą firmę. Dlatego też, choć kontrola zapasów może być prawdziwym koszmarem dla nas lub naszych pracowników, właściwe wykorzystanie narzędzi do kontroli zapasów może znacznie ułatwić to zadanie.

W tym sensie właściciele firm będą musieli dokonać inwestycji, która - choć wielu uważa, że można jej uniknąć - wkrótce się opłaci: oprogramowanie do zarządzania zapasami.

Ze względu na jego popularność i znajomość, wielu właścicieli skłonnych jest powierzyć to zadanie programowi Microsoft Excel. Jednak, choć narzędzie to zawsze było znane ze swojej wszechstronności i pragmatyzmu, używanie godo tego celu może być dużym błędem .

Dlaczego nie powinniśmy używać programu Microsoft Excel do prowadzenia inwentaryzacji? Jakie realne korzyści może przynieść mi korzystanie z płatnego oprogramowania, jeśli mogę zaoszczędzić dzięki temu narzędziu? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania.

Powody, dla których nie należy przechowywać inwentarza w programie Excel

Błąd ludzki

Choć program Microsoft Excel jest bardzo przydatnym narzędziem w wielu aspektach świata organizacji, jego główną słabością jest możliwość popełnienia błędu przez człowieka. Przechowywanie dużej ilości danych zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędu przy ich wprowadzaniu, zwłaszcza w przypadku inwentarza, który często przemieszcza się między kilkoma lokalizacjami. Postawienie kropki, przecinka lub pomylenie cyfr może wywołać efekt kuli śnieżnej, który jest wręcz katastrofalny w skutkach dla naszej kontroli.

Rozumienie inwentaryzacji

Program Microsoft Excel nie oferuje możliwości analizowania i rozumienia danych inwentaryzacyjnych w czasie rzeczywistym. Może to powodować problemy podczas tworzenia prognoz sprzedaży lub planowania zakupów i uzupełniania zapasów. Krótko mówiąc, pierwszym krokiem byłoby użycie programu Microsoft Excel, ale potem trzeba by analizować informacje za pomocą innego oprogramowania lub ręcznie, co nie oszczędziłoby czasu i zasobów.

Aktualizacja w czasie rzeczywistym

Jak już wspomniano, specjalistyczne narzędzia do kontroli zapasów posiadają funkcje pozwalające na analizowanie i aktualizowanie danych w czasie rzeczywistym. Codzienne ręczne aktualizowanie arkusza kalkulacyjnego może trwać godzinami, co może być kosztowne, a nawet nie do utrzymania dla naszej firmy. Z kolei oprogramowanie wykonuje ten proces automatycznie po każdej operacji.

Synchronizacja między wieloma urządzeniami

O ile rozwiązanie Google Sheets dla programu Microsoft Excel lub korzystanie z narzędzi do przechowywania danych w chmurze, takich jak Dropbox czy Google Drive, pozwala na udostępnianie innym arkuszy kalkulacyjnych programu Microsoft Excel i tworzenie ich kopii zapasowych, o tyle oprogramowanie do kontroli zapasów automatycznie synchronizuje się na wszystkich urządzeniach, na których zarejestrowane jest konto.

Microsoft Excel to doskonałe narzędzie o niezliczonych zastosowaniach praktycznych - nie ma co do tego żadnych wątpliwości. W rzeczywistości korzystanie z niego może być korzystne dla firmy w wielu obszarach organizacyjnych.

Jednak posiadanie specjalistycznego oprogramowania do realizacji danego zadania pomoże efektywniej zarządzać czasem, zasobami i pracownikami, co przełoży się na większe szanse powodzenia firmy.

Pożegnanie się z programem Microsoft Excel jako narzędziem do zarządzania kontrolą zapasów pozwoli niemal całkowicie wyeliminować błędy ludzkie, ułatwi zrozumienie zarejestrowanych informacji oraz prognozowanie przyszłych zakupów i sprzedaży.

Inwestycja w płatne rozwiązanie może początkowo wydawać się zbędna, ale zapewni optymalizację jednego z najbardziej fundamentalnych procesów warunkujących pomyślność każdej firmy, niezależnie od kategorii sprzedaży, wielkości płac czy czasu obecności na rynku.

Powiązane artykuły:

  1. Wskazówki dotyczące zarządzania rachunkami firmowymi
  2. 5 najlepszych praktyk pozwalających lepiej zarządzać klientami
  3. Skąd wiadomo, czy firma jest rentowna?

image

Monika Gawlik

Redakcja wortalfryzjerski.pl